Hoy ampliamos la información sobre la destrucción segura del material confidencial en empresas y las clases de material que se pueden destruir. (Destrucción confidencial de documentos)
Clases de material confidencial
– A: Papel, planos, documentos y dibujos.
– B: Tarjetas SIM y negativos.
– C: Cintas de video y de sonido, disquetes, casetes y película.
– D: Ordenadores, incluidos discos duros, programas pre-instalados, tarjeas lectoras de chip, componentes y otros soportes físicos
– E: Identificadores, CDs y DVDs.
– F: Mercancía falsificada, planchas de impresión microfichas, tarjetas de crédito y de compra y otros productos.
– G: Ropa de marca y uniformes de empresa
– H: Radiografías y diapositivas
¿Qué documentos deben destruirse?
CV, facturas, listas de clientes, presupuestos, registros de la Seguridad Social, información médica, planes de márketing, nóminas, correos electrónicos, inventarios, solicitudes de empleo, declaraciones de impuestos, información de créditos, contratos, informes de recursos humanos….
Niveles de destrucción
– Nivel 1: Documentos que no contemplen información privada de la empresa o que simplemente se
quieran hacer ilegibles (cortes que no superen los 12 mm de acuerdo con la normativa DIN 66399).
– Nivel 2: Se utiliza para documentos de carácter interno pero que no representan información delicada para la empresa, como datos personales, catálogos de promociones, informes. (Los cortes dan como resultado tiras que alcance no más de 6 mm).
– Nivel 3: De acuerdo con la ley, en este nivel se encuentran los datos que puedan resultar más delicados para ciertas personas, como información personal o de clientes, así como de proveedores. (Los
cortes son menores a 2 mm).
– Nivel 4: Aquí entrarían los contratos, expedientes o informes que contengan datos personales privados, comenzando a medirse los cortes como partículas, siendo estas de 4 x 40 mm.
– Nivel 5: Podemos encontrar en este nivel, la destrucción de documentos de carácter judicial, así como los pertenecientes al gobierno. Son de alta privacidad. (Los papeles son cortados a 2 x 2 mm).
– Nivel 6: Son casos que requieren mayor protección y por lo tanto, su destrucción es inferior a 1 mm,
un corte considerado en micropartículas.
– Nivel 7: En este último podemos encontrar documentación utilizada por el ejército, agencias que
protegen a un país y los que utilizados por el gobierno, siendo estrictamente confidenciales. Deben ser
cortes de 0’8 x 5 mm.
¿Cómo destruir la documentación física de forma segura y cumpliendo la LOPD?
La normativa vigente en materia de LOPD nos obliga en ciertos casos a la eliminación definitiva de la documentación que contiene información confidencial, así que no se pueden tirar los documentos directamente a la basura o rasgar el papel en 4 trozos simplemente.
La mejor garantía de seguridad: Externalizar el servicio.
Subcontratar a una empresa especializada como Ecoruycan, para que se encargue de todo el proceso.
¿Qué pasa si no destruyo correctamente los documentos?
1) Los riesgos de no destruir:
En un servicio de limpieza de oficinas, los sistemas tradicionales de reciclaje de papel o las pequeñas destructoras, pueden ocasionar una destrucción deficiente de la información desechada.
Pueden entonces aparecer tres riesgos (bien porque no quede la información totalmente irrecuperable o bien porque no se hayan aplicado procedimientos confidenciales):
- Daños a la imagen corporativa o reputacional.
- Incumplimientos normativos.
- Accesos no autorizados de datos a terceros.
2) Incumplimiento del Marco Legal:
El Anexo I del Real Decreto 533/2020 del 2 de junio, de Protección de Datos y su reglamento que lo desarrolla y extiende la obligación de aplicar medidas de seguridad a los documentos en soporte papel con datos de carácter personal.
Porque NO aplicar la legislación vigente puede acarrear sanciones legales que pueden llegar hasta los 600.000€.
En Ecoruycan SL disponemos de diversos servicios especializados en la destrucción documental, tanto en papel como en soportes digitales, que hemos implantado por todo el territorio español cumpliendo con las mayores garantías y una rigurosa y completa adecuación a las medidas de seguridad que contempla la Ley Orgánica de Protección de Datos (L.O.P.D.) y su Real Decreto 1720/2007.
Si necesitan más información, no duden en ponerse en contacto con nosotros.