Destrucción de documentación confidencial
La destrucción de documentación confidencial es esencial para garantizar la seguridad y cumplimiento normativo de cualquier empresa que maneje información confidencial.
Los documentos confidenciales pueden tener diversos soportes, no solo papel, y es importante contar con un servicio de destrucción de documentación confidencial que sea capaz de manejar todos ellos.
Según la Norma UNE-EN 15713, los soportes que pueden contener datos confidenciales se clasifican como:
¿Por qué es importante destruir la documentación confidencial?
Una vez que un documento ha cumplido su función y ha finalizado su plazo de conservación (algunos documentos como nóminas, registros de hora, contratos o facturas deben conservarse durante un tiempo determinado, por si la Administración nos los requiere), su destrucción es necesaria para evitar que esa información confidencial caiga en manos de personas no autorizadas, lo cual podría tener graves consecuencias legales y de imagen para la empresa.
Además, el cumplimiento de las normativas de protección de datos, como el R.G.P.D. en Europa y la L.O.P.D., es esencial para evitar sanciones económicas y multas.
¿Es obligatorio destruir la documentación residual generada en una oficina? ¿Qué es LOPD?
Sí, La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (L.O.P.D.: Ley Orgánica de Protección de Datos en España) establece la obligatoriedad de destruir correctamente toda esa documentación inservible de la que nos vamos a desprender, cuando contiene datos de carácter personal. Pero más allá de La Ley, el propio sentido común nos hace pensar que aún sin datos personales, la documentación que generamos puede incluir información sensible, que podría ser utilizada con mala intención, en contra nuestra. Es Documentación residual, que ya no nos sirve a nosotros, pero podría servir a otros para perjudicarnos…
Su papel es importante, no lo abandone sin más…
Destrucción certificada y confidencial de documentos: ejemplos de cuándo usarla
La destrucción certificada y confidencial de documentos es un servicio esencial para cualquier empresa que maneje información confidencial y quiera garantizar su seguridad.
Este servicio se encarga de destruir de manera segura y permanente documentos sensibles, como informes financieros, información de clientes y registros de empleados. A continuación, se detallan algunas situaciones en las que es recomendable recurrir a un servicio de destrucción certificada y confidencial de documentos:
1.- Cumplimiento normativo: Muchas leyes, como la Ley de Protección de Datos, requieren que las empresas destruyan de manera segura y permanente ciertos tipos de información confidencial. Un servicio de destrucción certificada y confidencial de documentos puede ayudar a cumplir con estas normativas.
2.- Protección de la información de los clientes: La información de los clientes, especialmente sus datos personales, es altamente confidencial y debe ser tratada con precaución. Un servicio de destrucción certificada y confidencial de documentos garantiza que esta información no caiga en manos indebidas.
3.- Destrucción de documentación en los procesos de selección: Muchas veces, las empresas no reparan en que todos los currículums vitae que reciben están plagados de datos personales y, por tanto, deben destruirse de acuerdo a las normativas de protección de datos.
4.- Deshacerse de documentos antiguos: Las empresas a menudo acumulan documentos antiguos que ya no necesitan y que ocupan espacio y recursos. Sin embargo, estos documentos pueden contener información confidencial que debe ser destruida de manera segura y permanente. Un servicio de destrucción certificada y confidencial de documentos se encarga de esta tarea de manera eficiente y permite liberar espacio en la oficina.
5.- Protección ante posibles demandas legales y protección de la propia empresa: Cualquier información confidencial sobre la empresa, como sus planes estratégicos o informes financieros, pueden ser utilizados en su contra si caen en manos indebidas. Un servicio de destrucción certificada y confidencial de documentos ayuda a proteger la información y los intereses de la empresa.
En conclusión
Un servicio de destrucción certificada y confidencial de documentos es esencial para garantizar la seguridad y cumplimiento normativo de cualquier empresa que maneje información confidencial.
Es recomendable recurrir a este servicio en situaciones como el cumplimiento normativo, protección de la información de los clientes, deshacerse de documentos antiguos, protección ante posibles demandas legales y protección de la propia empresa.
Un servicio de destrucción certificada y confidencial de documentos ayuda a las empresas a cumplir con las normativas y a proteger su información confidencial de manera segura y permanente, ofreciendo tranquilidad a los empresarios y también a sus clientes, que tendrán la seguridad de que sus datos no se van a ver expuestos.
¿Cómo elegir un servicio de destrucción de documentación confidencial?
Es importante elegir un servicio de destrucción de documentación confidencial que sea confiable y cumpla con las normativas de seguridad y protección de datos.
En Ecoruycan somos empresa certificada para llevar a cabo este servicio.
Nuestro servicio de destrucción de documentos está disponible para las provincias de Granada, Málaga, Jaén, Córdoba y Almería.
Ecoruycan, sobre todo, asegura la total confidencialidad a lo largo de todo el proceso de destrucción de la documentación. Desde la recogida y transporte hasta el almacenamiento y destrucción. Además, ofrecemos un servicio para todos los soportes de documentación confidencial, no solo papel.
La norma UNE-EN 15713:2010 certifica que Ecoruycan cumple con la normativa legal y los requisitos para garantizar la destrucción de la documentación confidencial, y cuenta con personal propio cualificado, vehículos geolocalizados y especializados, recogida y transporte seguro de la documentación confidencial, confidencialidad y seguridad en todo momento.
Por tanto, la destrucción de documentación confidencial es esencial para garantizar la seguridad de la información y cumplir con las normativas de protección de datos. Es importante elegir un servicio que ofrezca todas las garantías para cumplir con las normativas vigentes y no exponerse a multas.
